CONVERSIÓN DEL PAPEL AL DIGITAL - DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS
Elementos a tener en cuenta previo a la digitalización. Por qué llevar a cabo el proceso de cambio de formato. Cambios que va a suponer el proyecto. Criterios para la elección de los documentos a digitalizar: posibilidad y rentabilidad. Qué documentos son más idóneos para digitalizar y por qué. Problemas y soluciones de la digitalización. Tipos de escáneres. Cámaras digitales requeridos para la digitalizacion. Utilización de la plataforma. Configuraciones de los programas. Dispositivos de salida de imágenes. Dispositivos de captura o digitalizadores. Uso del Sofware para el tratamiento digital. Escáneres de gama media y alta. Como catalogar, archivar y recuperar imágenes digitales. Sistema de gestión y almacenamiento masivo digital Miniaturas, formatos progresivos y optimizadores Sistemas OCR: del archivo gráfico al archivo de texto. Particularidades y gestión de documentos en PDF . Descripción de las etapas del proceso de digitalización. Tercerización del proceso de digitalización: ventajas y desventajas. La digitalizacion con valor legal: Principales normas peruanas y componentes que intervienen en el proceso. Herramientas y tecnologías que hay actualmente en el mercado de la digitalización. Cómo se va a establecer la clave de recuperación de documentos. Cómo gestionar la petición de los documentos originales. Mecanismos de control. Cómo comprobar que están todos los originales. Cómo gestionar los préstamos de documentos. Cumplimiento de la legislación de firma electrónica. Cómo se va a poder auditar. Qué tipos de formatos de documento admite el sistema. Cómo se van a validar los cambios de documentos. Cómo va a informar del estado del documento. Cómo se van a exportar los documentos. Preservación de documentos electrónicos (archivos maestros). Conservación y preservación de archivos, soportes y formatos. Sistemas de almacenamiento y consulta de documentos digitales. Importancia de la protección y privacidad de los documentos digitales. Cómo implementar el sistema de consulta con los usuarios de los documentos. Demostración de sistemas existentes en el mercado.
TRÁMITE DOCUMENTARIO ELECTRÓNICO Y WORKFLO
Necesidad de llevar un control y seguimiento adecuado del flujo documentario. Uso de la firma y certificados digitales: concepto, componentes y aplicaciones. Normatividad legal de firmas y certificados digitales. Validez y efectos jurídicos de las firmas y documentos electrónicos. El intercambio de documentos electrónicos con firma digital. La alternativa moderna en el trámite documentario: flujos automatizados de procesos con documentos electrónicos “Workflow”. Beneficios de implementar un sistema de Workflow en la organización. Demostraciones y Casos prácticos de herramientas de Workflow.
PROTECCIÓN, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE IMÁGENES DIGITALES
Establecimiento de la vida útil del documento, obsolescencia de la información y requerimientos legales a seguir Protección y privacidad de imágenes digitales. Sistemas de acceso y marcas de agua. Normativa y/o requisitos legales.
GESTIÓN ELECTRÓNICA DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
Introducción a la gestión electrónica de documentos. Los documentos electrónicos. Aspectos teóricos, legales y de conservación. Definición del documento electrónico. Consulta de documentos electrónicos (worklofw). Flujo de automatización de documentos electrónicos. Automatización de las funciones de archivos. Gestión de los documentos electrónicos. La conservación de los documentos electrónicos. El valor jurídico de los documentos electrónicos. Casos prácticos.
MODERNIZACIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO Y LOS ARCHIVOS
EL ARCHIVO. EL ARCHIVO FÍSICO
COMO ORGANIZAR EL SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
El uso de la nueva tecnología en los archivos. Como organizar el archivo en su oficina, elección de equipos y materiales. El sistema administrativos y operativo del tramite documentario y los archivos. Normas relativos a la administración, planificación, organización, descripción selección, y conservación de los documentos. Tipos de documentos, escalón, destinatario proceso de ingreso y egreso. La administración computarizada de los archivos. Depuración de los archivos.
