INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
· La Administración de Documentos en el contexto de los procesos de transparencia gubernamental y el acceso a la información pública.
· Desarrollo Histórico de la Administración de Documentos.
· Conceptos fundamentales de la Administración de Documentos
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS: REDISEÑANDO EL SISTEMA DOCUMENTAL
· La acción institucional y la generación de Documentos
· De la Documentación a la generación de Archivos: Los circuitos documentales.// Los Archivos como conjuntos organizados de información.
· La actividad documental y el control de la información de gestión
· Estructura orgánica de las áreas de Correspondencia y Archivo.// Funciones genéricas de las áreas de Correspondencia y Archivo.
· El manejo de los servicios de correspondencia
· El control de trámites y la formación de expedientes, series y fondos documentales.// El dilema de la información electrónica: uso de gestión y conservación a largo plazo como memoria documental
· Principales normas para el manejo de la información electrónica
EL SERVICIO DE INFORMACIÓN AL USUARIO
· Como organizar el servicio de recepción.
· Como diseñar la numeración del expediente.
· Como registrar la documentación que ingresa al sistema
· Servicio de información de expediente ingresado
· Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes
· Elaboración de inventarios y transferencia de documentos
LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
· Criterios para la clasificación y ordenación de documentos.// Distribución de documentos en las unidades administrativas
· Recepción, registro y salida de documento
· Diseño de la ficha para el control de gestión documental
· Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.
· Clasificación de la información pública
· Clasificación de la información reservada y confidencial
· Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto
· Métodos de ordenación y expedientación.
· Los documentos en préstamo y consultas
· Análisis de documentos y registro de inventarios.
· Criterios para la valoración primaria de documentación
· Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público.// Que características debe reunir los documentos para recepcionar
· Tipos documentales y registro contables.
· Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo
· Concepción sistemática de gestión documental
· El sistema automatizado de gestión de la información archivística
EL PROCESO DE CONSERVACIÓN Y RESGUARDO DE ARCHIVOS
· Espacios y áreas especiales. / La conservación permanente.
· Causas de alteración de los documentos en los distintos soportes.
· Medidas de prevención y de conservación, restauración medios y procedimientos./ Equipamiento. Sistema de control ambiental y de seguridad ./ Los instrumentos de control archivístico
· El registro. La hoja de registro: modelos.
· El seguimiento de documentos./ La duración del archivo.
· Guía para la confección de un manual de archivo.
· Finalidad del manual del archivo ./ Estructura del manual del archivo.
· Planificación del sistema de archivos de una empresa
INSTALACIONES Y EQUIPOS
· Locales de archivo./ Equipamiento y mobiliario
ANALISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
· Comprender el concepto moderno de archivo.
· Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.
APLICACION LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
· Como manejar con soltura los diversos sistemas de clasificación.
· Como Superar los inconvenientes.
· Como Elegir el sistema que mejor se adapta a cada tipo de documentación.
· CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
· Distinguiendo los plazos de conservación de documentos.
· Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.
OTROS SOPORTES DE ARCHIVO