FUNDAMENTOS DE LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
Analizar la problemática de la administración de archivos. El concepto moderno de archivo. Características de un buen archivo. Planificación de archivos. Legislación relacionada a la Administración de Archivos.
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Consideraciones previas a la clasificación de archivos. Verificar las ventajas e inconvenientes de la centralización y descentralización. Sistemas de Clasificación y organización: Sistema Alfabético Sistema Numérico Sistema. Geográfico Archivos secretariales Sistema. Cronológico Archivos departamentales Sistema por Asuntos Archivos centrales Elegir el sistema que mejor se adapta a cada tipo de documentación. Compatibilidad entre estos sistemas de Archivo.
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
ANÁLISIS
Identificar las necesidades vinculadas al manejo de la documentación. Analizar los flujos de documentos y su relación con los flujos de trabajo. Analizar los soportes documentales, el proceso de generación de documentos y las vías de recepción y difusión. Detectar las duplicaciones e inconsistencias.
DISEÑO
Sistematizar los tipos de documentos: la validez del cuadro de Clasificación y su conversión a Mapa Documental. Determinar el ciclo de vida de la documentación: valor de uso y vida legal de los documentos. Decidir la política de uso-conservación del papel versus documentos en soporte electrónico. Definir las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento y replicación de la documentación en soportes electrónicos. Gestión del espacio de almacenamiento electrónico: discos duros, CD-ROM, etc.. Definir los criterios de organización de la documentación y pautas para su control y recuperación en sistemas automatizados.
IMPLEMENTACIÓN
Calendarizar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación histórica. Elaborar los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión documental. Establecer una política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación y apoyo al personal.
COMO BRINDAR UN OPTIMO SERVICIO AL USUARIO
Como organizar el servicio de recepción. Como diseñar la numeración del expediente. Como registrar la documentación que ingresa al sistema. Servicio de información de expediente ingresado. Como recepcionar, calificar, codificar y hacer seguimiento de los documentos./ Como organizar los formatos, manuales y reportes. Elaboración de inventarios y transferencia de documentos.
LA EFICIENTE GESTIÓN DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO
Criterios para la clasificación y ordenación de documentos. Distribución de documentos en las unidades administrativas.// Recepción, registro y salida de documento.// Diseño de la ficha para el control de gestión documental. Numero de identificador./ Fecha y hora de recepción.// Clasificación de la información pública. Clasificación de la información reservada y confidencial. Sistemas de clasificación: orgánico funcional y mixto. Métodos de ordenación y expedientación. Los documentos en préstamo y consultas. Análisis de documentos y registro de inventarios. Criterios para la valoración primaria de documentación.// Calidad total en el Servicio del trámite documentario al público. Que características debe reunir los documentos para recepcionar. Tipos documentales y registro contables. Conservación de documentos.// La descripción de documentos y expurgo. Concepción sistemática de gestión documental. El sistema automatizado de gestión de la información archivística.
ANÁLISIS DEL PROBLEMA DE ARCHIVO
Comprender el concepto moderno de archivo. Examinar los índices de rentabilidad./ Planificar el archivo.
CONOCIENDO LA VIDA DEL ARCHIVO
Distinguiendo los plazos de conservación de documentos. Estrategias para desarrollar un método eficaz de control de los préstamos.
SOPORTES ELECTRÓNICOS Y DIGITALES
Qué es un archivo electrónico. Digitalización de Documentos. Sistemas de Gestión Documental en entornos Internet/Intranet/Extranet. Requisitos para la Seguridad de Documentos.